Il Garante per la protezione dei dati personali ha fissato le “Linee guida” in base alle quali le pubbliche amministrazioni potranno diffondere on-line atti e documenti amministrativi contenenti dati personali senza ledere la riservatezza di cittadini e dipendenti e rispettare quindi i principi stabiliti dalla normativa sulla privacy.
Queste “Linee guida”, sono frutto di un complesso lavoro istruttorio, che ha tenuto in conto anche osservazioni pervenute da diverse amministrazioni pubbliche, enti locali ed associazioni di consumatori, e definiscono un primo quadro di misure e accorgimenti che la P.A. dovrà adottare sia nel caso che la pubblicazione on-line sia effettuata a fini di trasparenza dell’attività amministrativa, di pubblicità degli atti o di consultazione da parte di singoli soggetti.
In sintesi, le principali indicazioni contenute nelle Linee guida sono le seguenti:
• Le pubbliche amministrazioni, nel mettere a disposizione sui propri siti istituzionali dati personali, devono preventivamente verificare che una norma di legge o di regolamento preveda tale possibilità, fermo restando comunque il generale divieto di diffusione dei dati idonei a rivelare lo stato di salute dei singoli interessati.
• Le amministrazioni pubbliche devono garantire la qualità dei dati divulgati on-line, e quindi sono tenute a mettere a disposizione soltanto dati esatti e aggiornati.
• La P.A. deve stabilire se i dati on-line siano reperibili mediante motori di ricerca esterni o mediante funzionalità di ricerca interne al sito. La seconda soluzione, in linea generale, è preferibile, in quanto assicura accessi maggiormente selettivi e coerenti con le finalità della pubblicazione.
• I dati devono comunque rimanere disponibili soltanto per il tempo previsto dalle norme di settore. In mancanza di queste, le pubbliche amministrazioni devono individuare congrui per le esigenze di trasparenza, pubblicità e consultabilità degli atti, limiti temporali oltre i quali i documenti devono essere rimossi.
• La P.A. deve adottare opportune cautele per ostacolare operazioni di duplicazione massiva dei file contenenti dati personali.
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